Włoszczowa, 2019-08-07
Znak: ROL. 272.2.2019.I                                                                          

ZAPYTANIE OFERTOWE
w postępowaniu o wartości poniżej 30 000 euro
prowadzonym poza ustawą – Prawo zamówień publicznych
	procedura prowadzona przez Starostwo Powiatowe we Włoszczowie, Wydział Rolnictwa, Leśnictwa 
i Ochrony Środowiska w oparciu o regulamin postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro w Starostwie Powiatowym we Włoszczowie – załącznik do uchwały Nr 44/14 Zarządu Powiatu Włoszczowskiego z dnia 30 kwietnia 2014 r. 

Powiat Włoszczowski, ul. Wiśniowa 10, 29-100 Włoszczowa – Starostwo Powiatowe 
we Włoszczowie zaprasza do złożenia oferty na wykonanie:
Programu ochrony środowiska dla powiatu włoszczowskiego na lata 2020-2025 
z perspektywą do 2030 wraz z prognozą oddziaływania programu na środowisko projektu Programu.
I.	Opis przedmiotu zamówienia
1.	Opracowanie Programu ochrony środowiska dla powiatu włoszczowskiego na lata 
2020-2025 z perspektywą do 2030.
2.	Wykonanie prognozy oddziaływania na środowisko dla projektu Programu ochrony środowiska dla powiatu włoszczowskiego na lata 2020-2025 z perspektywą 
do 2030 spełniającej wymagania określone w z art. 51 ust. 2 i 52 ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa 
w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko  - OOŚ (t.j. Dz. U. 
z 2018r. poz. 2081 z późn. zm.) wraz z przeprowadzeniem postępowania związanego 
z uzgodnieniami i opiniowaniem projektu „Programu…”, zgodnie z cyt. wyżej ustawą z dnia 
3 października 2008 r.
3.	projektu Podsumowania, zawierającego uzasadnienie wyboru przyjętego dokumentu 
w odniesieniu do rozpatrywanych rozwiązań alternatywnych, spełniającego wymagania, 
o którym mowa w art. 55 ust. 3 OOŚ.

II.	Szczegółowe warunki oraz terminy wykonania zamówienia określa projekt umowy, będącej załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
III.	Warunki udziału w postępowaniu  oraz  warunki konieczne do spełnienia przez, wykonawcę, podstawy wykluczenia:
O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który:
1.	jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi. Uprawnienia do występowania w obrocie prawnym należy udokumentować:
a.	w przypadku osób prawnych aktualny (wystawiony nie wcześniej niż 6 m – cy przed upływem terminu składania ofert) odpis z właściwego rejestru,
b.	w przypadku osób fizycznych aktualne (wystawione nie wcześniej niż 6 m – cy przed upływem terminu składania ofert) zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia 
do ewidencji działalności gospodarczej,
2.	posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także 
zespół specjalistów zdolnych do wykonania zamówienia i w okresie 2013-2019 wykonał 
co najmniej 1 opracowanie o treści tematycznej tożsamej z przedmiotem zamówienia 
dla jednostek samorządów terytorialnych: powiatowego/wojewódzkiego.
Doświadczenie należy udokumentować poprzez wskazanie należycie wykonanego 
co najmniej 1 opracowanie o treści tematycznej tożsamej z przedmiotem zamówienia dla jednostek samorządów terytorialnych: powiatowego/wojewódzkiego wraz z minimum 1 referencjami. W tym celu do oferty należy dołączyć:
•	 wykaz wykonanych opracowań spełniających powyższe kryteria – w wykazie wykonanych usług należy wskazać wyłącznie programy ochrony środowiska przyjęte przez radę powiatu lub sejmik województwa, co należy potwierdzić wskazaniem linku do strony internetowej jednostki samorządu terytorialnego, na której widnieje uchwała wraz z programem i prognozą - Oświadczenie stanowiące załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
•	 co najmniej 1 opinię (referencje) potwierdzającą poprawną jakość wykonanego zamówienia (szczegóły kryterium zostały opisane w rozdziale IX niniejszego zapytania). 
3.	dysponuje zespołem osób zdolnych  do wykonania zamówienia w postaci  specjalistów dysponujących wiedzą i doświadczeniem adekwatnym do przedmiotu zamówienia, składającym się łącznie: z kierownika zespołu oraz min. 1 specjalisty w następującym zakresie: gospodarki wodno-ściekowej, ochrony powietrza i klimatu akustycznego, ochrony przyrody, leśnictwa, pól elektromagnetycznych, geologii lub hydrogeologii, gospodarki odpadami, planowania przestrzennego. Powyższe należy udokumentować opisem doświadczenia (uczestnictwa w pracach związanych z opracowywaniem dokumentów będących przedmiotem zamówienia, pełnionej funkcji) i podaniem kwalifikacji zawodowych, ponadto wskazać funkcję, jaką  dana osoba będzie pełnić w zespole opracowującym dokumenty, jak również powierzony zakres merytoryczny opracowania objętego zamówieniem. W tym celu do oferty należy dołączyć Oświadczenie stanowiące załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego (szczegóły kryterium zostały opisane w rozdziale IX niniejszego zapytania). 

IV.	Termin wykonania zamówienia
1.	Projektu Programu ochrony środowiska … należy przedłożyć Zamawiającemu:
a.	do dnia 4 listopada 2019 r. – przedłożenie przez Wykonawcę wersji projektu Programu 
do przedstawienia Zarządowi Powiatu Włoszczowskiego,
b.	do dnia 6 grudnia 2019 r. – przedłożenie przez Wykonawcę całości przedmiotu zamówienia tj., projektu Programu, pozytywnie zaopiniowanego przez Zarząd Województwa Świętokrzyskiego, Prognozy pozytywnie zaopiniowanej przez organy wymienione w § 2 ust. 5 (w przypadku, gdy jej sporządzenie będzie wymagane), kopii stanowisk ww. organów, jak również projektu podsumowania, o którym mowa w art. 55 ust. 3 OOŚ.

V.	Sposób przygotowania, miejsce i termin złożenia oferty
1.	Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2.	Oferta musi być sporządzona w języku polskim na Formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1  do niniejszego zapytania ofertowego, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści.
3.	Oferta powinna zawierać cenę brutto łączną za sporządzenie dokumentów stanowiących przedmiot zamówienia wyszczególniony w rozdziale Opis przedmiotu zamówienia. Podana w ofercie cena jest ceną ryczałtową, która obejmuje wszystkie koszty związane 
ze sporządzeniem pełnej, kompletnej dokumentacji. Powinna być określona dokładnością 
do 0,01 zł (obowiązuje zasada zaokrąglania „w górę” liczby „5” występującej na trzecim miejscu po przecinku, np. 4,375 = 4,38).
4.	Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w walucie PLN.
5.	Cena musi być wyrażona w złotych polskich niezależnie od wchodzących w jej skład elementów. Tak obliczona cena będzie brana pod uwagę przez Zamawiającego w trakcie wyboru najkorzystniejszej oferty.
6.	Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
7.	W cenie oferty przedłożonej przez Wykonawcę będą zawarte wszelkie cła, podatki i inne należności płatne  przez Wykonawcę, według stanu prawnego na dzień wszczęcia postępowania.
8.	Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za zastosowane przez niego stawki podatku VAT niezgodnej z obowiązującymi przepisami.
9.	Wykonawca oszacuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty.
10.	Do oferty sporządzonej na formularzu (załącznik nr 1) należy dołączyć:
a.	parafowaną propozycję umowy, oznaczoną jako załącznik nr 2 do zapytania ofertowego,
b.	wykaz wykonanych usług na formularzu oznaczonym jako załącznik nr 3 wraz 
z referencjami,
c.	oświadczenie o organizacji zespołu na formularzu oznaczonym jako załącznik nr 4.
11.	Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
12.	Po wyborze najkorzystniejszej oferty z Wykonawcą zostanie podpisana umowa, regulująca warunki współpracy. 
VI.	Termin składania ofert – do dnia 22 sierpnia 2019 r. do godz. 15.30
1.	Oferty, które wpłyną do zamawiającego po wyznaczonym terminie nie zostaną uwzględnione.
2.	Oferty należy składać w wybrany sposób:
a.	osobiście w siedzibie Zamawiającego: Starostwo Powiatowe we Włoszczowie, 
ul. Wiśniowa 10 – Biuro Podawcze, pokój nr 100 (parter),
b.	listownie na adres: Starostwo Powiatowe we Włoszczowie, ul. Wiśniowa 10, 
29-100 Włoszczowa.
3.	Ofertę z załącznikami należy składać w zamkniętych kopertach z oznaczeniem:
     „OFERTA na wykonanie  POŚ dla powiatu włoszczowskiego” - z dopiskiem NIE OTWIERAĆ DO DNIA 22 sierpnia 2019 r. do godz. 15.30.

VII.	Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą w trakcie realizacji zamówienia, przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcą
1.	W trakcie realizacji zamówienia publicznego Zamawiający i Wykonawca przekazują dokumenty (jeżeli w umowie wymagana jest wersja papierowa) na adres:
Starostwo Powiatowe we Włoszczowie,  ul. Wiśniowa 10,  29-100 Włoszczowa, bądź 
w siedzibie urzędu lub pocztą elektroniczną na adres: rol05@powiat-wloszczowa.pl  (jeżeli w umowie wymagana jest wersja elektroniczna).
2.	Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują informacje bądź dokumenty e-mailem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
3.	Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcą odbywać się może również 
za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2018 r. poz. 2188 z późn. zm.), osobiście lub za pośrednictwem upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy.
4.	Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcą:
Zamawiający wyznacza do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcą w zakresie merytorycznej realizacji zamówienia nw. pracowników Starostwa Wydziału Rolnictwa, Leśnictwa i Ochrony Środowiska (w dniach i godzinach pracy urzędu):
- Ewa Zawadzka,  tel. 504 754 162
- Krzysztof Rusek oraz Katarzyna Baran – tel. 41 39 44 975, 504 754 122.

IX. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty 
wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert
1.	Przy ocenie ofert Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i wagami:
cena 						waga: 60 punktów
doświadczenie personelu kluczowego 		waga: 20 punktów
organizacja zespołu 				waga: 20 punktów
2.	Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o przedstawione wyżej kryteria oraz ich wagi. Maksymalną ilość punktów, jaką po uwzględnieniu wag, może osiągnąć oferta, wynosi 
100 pkt, w układzie:
-   za najkorzystniejszą cenę 					60 pkt
-   za największe doświadczenie personelu kluczowego 		20 pkt
-   za najlepszą organizację zespołu 				20 pkt
W trakcie oceny kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane są punkty 
za powyższe kryteria według następujących zasad:

Kryterium – cena
maksymalna ilość pkt, która może zostać przyznana Wykonawcy w kryterium cena oferty 
– 60 pkt.
Do oceny w kryterium „cena oferty” będzie brana pod uwagę cena brutto zaoferowana przez Wykonawcę w formularzu ofertowym Wykonawcy, czyli zawierająca należny podatek od towarów i usług (VAT). Oferta wypełniająca w najwyższym stopniu wymagania określonego kryterium, otrzyma maksymalną  ilość punktów, czyli 60 pkt.
Pozostałym Wykonawcom, spełniającym wymagania kryteriów specyfikacji przypisana zostanie odpowiednio mniejsza liczba pkt, obliczona wg poniższego wzoru, zastosowanego do obliczenia punktowego.

  	      cena oferowana minimalna brutto
cena =   --------------------------------------------------    x 100 x 60
                   cena badanej kolejno oferty – brutto	

Kryterium – organizacja zespołu rozumiana jako dysponowanie osobami zdolnymi  
do wykonania zamówienia. Należy tu wykazać, iż do wykonania zamówienia Wykonawca zapewnia zespół specjalistów o wiedzy i doświadczeniu adekwatnym do przedmiotu zamówienia, składający się łącznie: z kierownika zespołu oraz minimum 1 specjalisty  
w zakresie: gospodarki wodno-ściekowej, ochrony powietrza i klimatu akustycznego, ochrony przyrody, leśnictwa, pól elektromagnetycznych, geologii, hydrogeologii, gospodarki odpadami, planowania przestrzennego.
Wymagany jest tu opis doświadczenia (uczestnictwa w pracach związanych 
z opracowywaniem powiatowych/wojewódzkich programów ochrony środowiska wraz 
z prognozą, pełnionej funkcji) i podanie kwalifikacji zawodowych. Ponadto wskazanie funkcji, jaką  dana osoba będzie pełnić w zespole mającym opracować dokumenty objęte niniejszym zamówieniem, jak również powierzony osobie zakres merytoryczny opracowania – Oświadczenie stanowiące załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. 
W ramach kryterium organizacja zespołu punkty przyznaje się w skali od 0 do 20 
w następujący sposób (wartość punktowa oferty – max 20 pkt):
•	oferta, w której wykonawca zaproponował organizację zespołu składającego się 
z kierownika zespołu i min. 3 osób, który gwarantuje: czytelność podziału ról i zakres odpowiedzialności członków zespołu, przepływ informacji pomiędzy członkami zespołu oraz koordynację zamówienia przez kierownika, otrzymuje 20 punktów,
•	oferta, w której wykonawca zaproponował organizację zespołu składającego się 
z kierownika zespołu i min. 2 osób, który gwarantuje: czytelność podziału ról i zakres odpowiedzialności członków zespołu, przepływ informacji pomiędzy członkami zespołu oraz koordynację zamówienia przez kierownika, otrzymuje 10 punktów,
•	oferta, w której wykonawca zaproponował organizację zespołu składającego się 
z kierownika zespołu i 1 osoby, który pozwala na: czytelność podziału ról i zakres odpowiedzialności członków zespołu, przepływ informacji pomiędzy członkami zespołu oraz koordynację zamówienia przez kierownika, otrzymuje 0 punktów.

Kryterium – doświadczenie personelu kluczowego
W ramach kryterium punkty przyznaje się w skali od 0 do 20 w następujący sposób (wartość punktowa oferty – max 20 pkt):
W powyższym kryterium oceniany będzie:
•	posiadanie wiedzy i doświadczenia niezbędne do wykonywania zamówienia 
i w powyższym zakresie wykazanie, że w okresie 2013-2019 przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali należycie co najmniej 2 opracowania o treści tematycznej tożsamej 
z przedmiotem zamówienia dla jednostek samorządów terytorialnych: powiatowego/wojewódzkiego (opracowanie=program + prognoza) wraz z minimum  2 referencjami, otrzymuje 20 punktów,
•	posiadanie wiedzy i doświadczenia niezbędnego do wykonywania zamówienia 
i w powyższym zakresie wykazanie, że w okresie 2013-2019 przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali należycie co najmniej 1 opracowanie o treści tematycznej tożsamej 
z przedmiotem zamówienia dla jednostek samorządów terytorialnych: powiatowego/wojewódzkiego (opracowanie=program + prognoza)  wraz z minimum 1 referencjami, otrzymuje 0 punktów.
Oferty, w których Wykonawca nie wskaże na wykonanie dokumentów tożsamych 
z przedmiotem zamówienia (sporządzonych dla samorządu wojewódzkiego bądź powiatowego) bądź nie przedstawi doświadczenia osób, którymi dysponuje zostaną odrzucone. Wskazanie 
w ofercie na wykonanie większej niż progowa liczby opracowań (więcej niż 2) spowoduje przyznanie Wykonawcy maksymalnej liczby punktów w tym kryterium.

Łączna ilość punktów, które oferta może otrzymać, odpowiada sumie punktów uzyskanych 
w poszczególnych kryteriach.

X.	Ocena ofert i rozstrzygnięcie zapytania ofertowego
Otwarcie ofert oraz ocena spełniania warunków niniejszego zapytania ofertowego dokonana zostanie przez komisję w siedzibie Zamawiającego w terminie do 5 dni licząc od dnia będącego ostatnim dniem terminu składania ofert.

XI.	Informacje dodatkowe
1.	O wyborze oferty Wykonawcy składający ofertę zostaną powiadomieni za pośrednictwem poczty elektronicznej.  
2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewyłonienia Wykonawcy po przeprowadzeniu niniejszego rozeznania rynku bez podania przyczyny.

XII.  Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
1.	Administratorem danych osobowych względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio  pozyskał Administrator w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, dalej jako „dane osobowe”, jest Starosta Włoszczowski, ul. Wiśniowa 10, 
29-100 Włoszczowa,  tel. 41/39 44 950 (zwany dalej jako „Administrator”).
2.	Celem przetwarzania danych osobowych jest przeprowadzenie rozeznania rynku 
w postępowaniu o zamówienie publiczne o wartości poniżej 30 000 euro, prowadzonym poza ustawą – Prawo zamówień publicznych, w oparciu o regulamin postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro w Starostwie Powiatowym we Włoszczowie – załącznik 
do uchwały Nr 44/14 Zarządu Powiatu Włoszczowskiego z dnia 30 kwietnia 2014 r. 
3.	 Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO” 
w celu związanym z wypełnieniem obowiązku ciążącym na Administratorze w związku 
z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 
4.	Dostęp do danych osobowych mogą mieć następujący odbiorcy danych:
•	upoważnieni pracownicy Administratora,
•	osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania 
w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, 
•	podmioty uprawnione do otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, np. organy kontroli lub audytu.
5.	Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, (a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy), a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
6.	W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
7.	Osoba, której dane dotyczą, może skorzystać wobec Administratora z następujących praw:
•	prawa do żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz do ich sprostowania,
•	prawa do ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych  art. 18 RODO.
8.	W sprawach związanych z przetwarzaniem danych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których te dane dotyczą, można kontaktować się z Administratorem, kierując korespondencję na adres: Starostwo Powiatowe we Włoszczowie, ul. Wiśniowa 10, 
29-100 Włoszczowa lub z wyznaczonym przez Administratora inspektorem ochrony danych (IOD) Panem Dariuszem Padała. Kontakt do IOD: inspektor@cbi24.pl
9.	Osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę na przetwarzanie jej danych osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W załączeniu:
1.	Formularz ofertowy – załącznik nr 1,
2.	Propozycja umowy – załącznik nr 2,
3.	Formularz wykazu wykonanych usług – załącznik nr 3 wraz z min. 1 referencjami,
4.	Oświadczenie o organizacji zespołu – załącznik nr 4.